Whistleblowing

Hos FUMAC A/S har vi en positiv, passioneret og ordentlig tilgang til vores arbejde, ligesom vi sætter en ære i at levere den bedste kvalitet i vores arbejde. Vi finder det derfor meget vigtigt, at vi med afsæt i vores værdier – Kompetence – Gensidig respekt – Kvalitet – sikrer, at uregelmæssigheder eller uetisk adfærd på arbejdspladsen kommer frem i lyset og at gældende lovgivning overholdes, hvorfor vi har etableret en whistleblowerordning.

I en naturlig fortsættelse af vores værdier ønsker vi i FUMAC A/S at vise, at vi vægter en gensidig forståelse for hinandens synspunkter – såvel internt som eksternt i forhold til vores kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere, ligesom vi har en gennemsigtig beslutningsproces, der vedrører alle virksomhedens interessenter. Vi ønsker også at fastholde en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og anmelde mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder vedrørende virksomhedens medarbejdere, ledelse, bestyrelse og leverandører.

Formålet med denne whistleblowerpolitik er derfor at redegøre for, hvordan whistleblowerordningen fungerer, herunder hvilke forhold der kan indberettes, og hvordan håndteringen af indkomne anmeldelser sker.

Ordningen indebærer, at medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og virksomhedens øvrige interessenter kan foretage anonyme indberetninger, hvis man har begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder, som kan skade enkeltpersoners integritet, påføre økonomiske tab eller på anden måde alvorlig skade for virksomheden FUMAC A/S omdømme.

Hvem kan indberette?

Alle nuværende og tidligere medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og koncernens øvrige interessenter (fx kunder og leverandører) kan anmelde et forhold til whistleblowerordningen.

Hvem kan du indberette om?

Der kan både anmeldes overtrædelser og mistanke om overtrædelser begået af nuværende og tidligere medarbejdere, ledelse, bestyrelsesmedlemmer og samarbejdspartnere i øvrigt.

Hvad kan du indberette om?

Der kan kun anmeldes forhold til whistleblowerordningen, som vedrører alvorlige forseelser – eller mistanke herom – der kan få betydning for FUMAC A/S som helhed eller enkeltpersoners liv eller helbred.

Der kan derfor ifølge loven alene ske anmeldelse om følgende forhold:
a. Alvorlige overtrædelser eller potentielle alvorlige overtrædelser af den til enhver tid gældende lovgivning i forhold til økonomisk kriminalitet herunder, men ikke begrænset til, underslæb, bestikkelse, korruption, tyveri, krænkelse af konkurrenceretten, bedrageri og dokumentfalsk, samt bistand til tredjemand i sådanne adfærd
b. Alvorlige brud på arbejdssikkerheden,
c. Alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold og chikane,
d. Alvorlige miljømæssige forbrydelser.

Mindre væsentlige forhold samt forhold, der vedrører HR, såsom utilfredshed med lønforhold, chikane, inkompetence, samarbejdsvanskeligheder, fravær, overtrædelse af interne politikker for rygning, indtagelse af alkohol eller andre former for upassende opførsel eller adfærd kan ikke anmeldes under whistleblowerordningen. Sådanne forhold skal indberettes via de sædvanlige kanaler, fx ved direkte kontakt til nærmeste overordnede eller HR. Hvis disse forhold rapporteres til ordningen, vil anmeldelsen blive slettet fra ordningen.

Hvem behandler din indberetning?

FUMAC A/S whistleblowerordning er udliciteret til konsulentfirmaet Odin2 ApS, som har ansvaret for, at whistleblowerordningen administreres efter gældende regler. Den tekniske løsning af whistleblowerordningen leveres og administreres også af konsulentfirmaet Odin2 ApS, der – som en databehandler antaget af virksomheden – vil modtage og registrere de indkomne indberetninger. Konsulentfirmaet Odin2 ApS refererer direkte til bestyrelsesformanden i FUMAC A/S.

Whistleblowerenheden er en ekstern og neutral enhed, der ikke kan modtage instruks fra virksomheden om, hvordan enheden skal håndtere og følge op på konkrete indberetninger.

Hvordan behandles din indberetning?

I FUMAC A/S lytter vi til alle anmeldere og tager enhver henvendelse alvorligt. De indkomne anmeldelser tilgår nogle få betroede medarbejdere hos konsulentfirmaet Odin2 ApS, der modtager anmeldelserne og foretager en nærmere screening af indberetningen for at vurdere, om den falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, eller om den viser sig åbenbart grundløs. Hvis der er grundlag for en yderligere undersøgelse, gennemføres denne af konsulentfirmaet Odin2 ApS efter aftale med bestyrelsesformanden. Indenfor 7 dage vil whistlebloweren modtage en bekræftelse på, at konsulentfirmaet Odin2 ApS har modtaget anmeldelsen. Afhængig af anmeldelsens håndtering og videre forløb vil whistlebloweren senest indenfor 3 måneder modtage feed-back på anmeldelsen.

Hvordan indberetter du?

Anmeldelse til whistleblowerordningen foretages elektronisk via fremsendelse af en krypteret mail til fumac(at)odin2.dk. Der kan anmeldes på dansk og engelsk. Whistlebloweren kan altid vælge at være anonym.

Hvad skal du skrive?

Skriv gerne så mange oplysninger som muligt. Jo mere detaljeret, du kan skrive din indberetning, jo bedre muligheder har vi for at undersøge den.

Vi anbefaler, at du som minimum besvarer nedenstående spørgsmål:

• Navn og telefonnummer (hvis du ønsker at oplyse det).
• Hvad er dit forhold til virksomheden? (ansat, tidligere ansat, kommende ansat, samarbejdspartner m.m.)
• Hvad ønsker du at indberette om?
• Hvordan har du fået kendskab til forholdet?
• Hvornår har forholdet fundet sted? (skriv start, slut og varighed)
• Hvilke personer er involverede i forholdet?
• Hvilke personer kan vide mere om forholdet?
• Har du tidligere henvendt dig til andre om forholdet?

Oplysninger om indberetningen til den berørte/anmeldte person

FUMAC A/S er som udgangspunkt forpligtiget til at give den person, som der er indberettet om, oplysninger om det indberettede forhold. Der vil ikke blive videregivet oplysninger om whistleblowerens identitet eller funktion.

Sletning af oplysninger

Hvis indberetningen ikke falder inden for anvendelsesområdet for whistleblowerordningen, slettes personoplysningerne straks. Oplysningerne slettes endvidere, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne, herunder når undersøgelserne er afsluttet. Hvis der foretages anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, slettes personoplysningerne straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for en medarbejder, der har været indberettet til ordningen, eller det i øvrigt er nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

Du er altid velkommen til at kontakte konsulentfirmaet Odin2 ApS ved Seniorpartner Peter D. Colmorn, petercolmorn(at)odin2.dk eller mobil: +45 40 36 14 75.